AGIMA.Outsource: зачем нам 400 подрядчиков и как мы их ищем

Я Юлия Грибова, руководитель отдела закупок AGIMA. В этой статье расскажу, как за пять лет компания увеличила базу подрядчиков с 10 до 400, как искала партнёров и оценивала качество их работы.

Коротко

основную экспертизу и ответственность за проект AGIMA сохраняет внутри;
подрядчиков отбирают по компетенциям, документам и результатам совместной работы;
гипотезы каналов поиска проверяют через HADI-циклы;
качество партнёров регулярно оценивают по надёжности, коммуникации, гибкости, стоимости и результату.

Цифры, технологический стек и каналы связи в статье описывают практику компании на момент публикации в 2022 году.

Как мы работаем с партнёрами

К 2022 году AGIMA работала на рынке 15 лет и заметно выросла. Изменилось не только количество, но и качество наших заказчиков: активных и технологически сложных проектов в какой-то момент стало настолько много, что от некоторых новых мы даже стали отказываться. Чтобы не отказываться от подходящих проектов, мы начали развивать партнёрскую сеть. Так появилось направление AGIMA Partners’ Club. Мы уже рассказывали, как работает эта большая система.

Но партнерский клуб не покрывал всех наших потребностей: проектов всё равно становилось больше и больше, а самые крупные и интересные из них мы хотели оставлять в AGIMA. И конечно, скоро столкнулись с потребностью в «руках» для быстрого масштабирования основных команд: нанимать такое количество программистов, да еще и в довольно высоком темпе нелегко. Поэтому мы начали систематически искать подрядчиков.

При этом основную экспертизу по каждому проекту мы всегда держим внутри: сотрудники аутсорс-компаний берут на себя только часть работ. Все ключевые специалисты всегда штатные: руководитель проекта, тимлид и техлид. Над одним проектом могут работать специалисты из разных компаний, они берут в работу формализованные и ограниченные по длительности этапы, а управление и технадзор остаются за нами, поскольку ответственность перед заказчиком всегда несёт AGIMA.

До этого работа по поиску подрядчиков велась только эпизодически, под конкретные проекты. Но в последние 3 года это стало одной из важнейших задач. Посмотрим на цифры. В 2016 году с нами на постоянной основе работали всего 10 компаний. На момент публикации в нашей базе было более 400 подрядчиков, а в каждый момент времени активно включены в работу около 50. Все они проверены, с каждым мы успели пройти через пару-тройку проектов и к каждому готовы обратиться, как только возникнет потребность.

В итоге поиск аутсорс-компаний и взаимодействие с ними мы выделили в отдельное направление и дали ему название AGIMA Outsource. К моменту публикации мы обновили сайт направления: на нём можно было узнать, кого мы ищем и как начать сотрудничество.

Как мы ищем подрядчиков

Все каналы поиска и подбора подрядчиков можно условно разделить на 2 большие группы:

Они находят нас.
Мы находим их.

Первый путь был особенно продуктивен как раз в те времена, когда нам для счастья хватало десятка компаний, то есть 5-6 лет назад. Тогда к проектам мы их подключали просто: тимлиды были лично знакомы с подрядчиками и в любой момент могли им написать и позвать на помощь. База партнеров пополнялась не часто. Мы работали только с входящими заявками, которые падали на info@agima.ru. Позже входящие запросы выделили в отдельный канал отдела закупок.

Ко второму пути мы пришли не сразу. Поначалу казалось, что потребности увеличить количество подрядчиков не возникнет, а когда возникла, было непонятно, как их искать. Поэтому выбрали путь гипотез. Решили протестировать простой алгоритм через действие к получению данных и выводам, так называемые HADI-циклы (Гипотеза (Hypothesis), Действие (Action), Сбор данных (Data), Выводы (Insights)). Гипотезы формулировали интуитивно. Некоторые примеры в таблице ниже.

Примеры гипотез и их результаты

Гипотеза (Hypothesis)	Действие (Action)	Сбор данных (Data)	Выводы (Insights)
Описание критериев качественности партнера	Дополнить анкету партнера вопросами следующего содержания: Опыт работы на аутсорсе у каких-либо агентств. Количество производственных сотрудников в штате. Наличие системы обучения или системы наставничества сотрудников.	Собрать аналитику потенциальных партнеров по опыту работы на аутсорсе, количеству сотрудников, системы обучения.	С большинством студий, кто имел опыт работы на аутсорсе, легче найти точки соприкосновения и коммуникацию. Количество сотрудников в штате и наличие систем обучения также помогает провести первоначальный скоринг по партнеру.
Выработать план скоринга партнёров. Соотнести их компетенции с запросами на поиск специалистов, которые уже есть, чтобы понять, где нужно искать в первую очередь.	Чтобы понимать, где и как искать, в первую очередь необходимо внедрить единую базу партнеров (CRM), она должна быть удобной для поиска по компетенциям и пр.	Собрать статистику по текущим партнерам и их компетенциям на основе созданной базы, а также замерить статистику по закрытию позиций на поиск специалистов по этим же компетенциям.	Точечный скоринг по компетенциям и опрос партнеров помогает быстрее набрать пул специалистов на проект.
Если начать делать интро каждого нового партнёра тимлидам, то это добавит нам 1 подключенного партнера к проектам в месяц.	Уведомление TL во внутренних чатах.	Отследить заинтересованность тимлидов к подобным уведомлениям.	Тимлиды стали чаще «видеть» новых партнеров, а также интересоваться компетенциями и применять у себя на проектах.
Если мы будем перед началом каждого квартала объявлять аккредитацию (своеобразный тендер) и набирать партнеров под прогнозируемый объем, мы можем исключить проблему нехватки ресурсов и планировать их более качественно.	Запросить ресурсы у партнеров на ближайший квартал.	Отследить загруженность ресурсов у партнеров по предоставленным данным.	Гипотеза нерабочая в силу определенных обстоятельств. Например, таких, как недоступность определенного разработчика в нужный момент.
Привлечение партнеров собственными силами.	Серф по различным рейтингам, PR и прочее.	Отследить воронку лидов и сравнить с данными за предыдущий год.	Рост базы партнеров в 3 раза.

Даже сейчас, когда мы уже научились искать нужных специалистов на аутсорс, мы продолжаем пользоваться методом гипотез, чтобы упростить работу. Например, так появился наш Telegram-канал AGIMA.Outsource, который, на наш взгляд, успешно показал себя как площадку для поиска специалистов, и Teletype-канал, где всегда можно ознакомиться с нашими запросами.

Каких подрядчиков мы ищем

Около 80% задач, которые мы готовы отдать на аутсорс, связаны с разработкой. Поэтому при мониторинге рынка мы чаще обращаем внимание на тех, кто занимается именно ею, а не, например, интернет-маркетингом (хотя таких очень много). Прежде чем связаться с компанией, изучаем сайт. Ищем информацию о стеке, с которым в компании работают. И уже потом принимаем решение.

На момент публикации чаще всего были нужны специалисты со следующим стеком:

Backend: PHP: Bitrix, Symfony, Laravel, реже Yii. DB: MySQL, PostgreSQL; Java; .Net; Python: Django, Flask, asyncio; Golang.
Frontend: HTML, CSS, SCSS, JavaScript, TypeScript, Vue/Nuxt, React/Redux, Angular/Express.js, GraphQL, WebGL.
Mobile: Native: Kotlin, Swift, реже Java и Objective-C, но понимать их надо обязательно. Crossplatform: Flutter, React Native.

За годы поисков мы обратили внимание, что сложнее всего искать ребят, которые работают с Golang и Flutter. Так что если это про вас, то смело пишите нам. И еще тут важно упомянуть, что девопсов, дизайнеров, аналитиков и тестировщиков мы тоже ищем.

Чтобы найти специалистов, которые могут быстро включиться в работу, мы изучаем рейтинги, рекламу и профессиональные публикации. Обращаем внимание на рейтинги, рекламу, статьи. Рейтинги изучаем не только российские, но и международные. А еще присматриваемся к тем компаниям, которые участвуют в нашей партнерской программе. Словом, чем активнее компания заявляет о себе, тем с большей вероятностью мы ее заметим и предложим поработать вместе.

Бывает, что мы находим «алмазы» и в самых отдаленных городах России, Казахстана, Беларуси или Армении. Об этих маленьких студиях мало кто знает, но нам удается отыскать их. Для них это выгодно: они получают сложные проекты и крутой опыт. А некоторые за счет нашего сотрудничества могут неплохо вырасти. Например, были случаи, когда наше сотрудничество с фрилансером перерастало в сотрудничество с небольшим агентством. За это время он вырастил компетентных сотрудников и мы успешно работаем с ним по сей день.

Как подключаем подрядчиков

Как только мы нашли тех самых ребят, мы отправляем им оффер. Это презентация с рассказом о нашей компании: как мы работаем, как закрываем отчетность, какие документы подписываем, что нужно сделать, чтобы начать с нами работать.

Если компании интересно, они просто сообщают об этом. А дальше для тех, кого нашли мы, и для тех, кто нашел нас, порядок действий одинаковый (и довольно простой):

Нужно заполнить анкету партнеров с самой общей информацией: чем занимается компания, в какой отрасли работает и по каким ставкам, какое юрлицо и т. д.
Когда мы получили анкету, подписываем документы: NDA и рамочный договор.
Проверяем должную осмотрительность партнера: запрашиваем все юридические документы по компании и проверяем ее на чистоту.
Подписываем договор.
Подключаем ребят к работе.

Все эти шаги с нашей стороны выглядят как Kanban-доска, по которой каждый потенциальный подрядчик проходит, чтобы в финале стать полноценным партнером, с которым мы начинаем работать.

Канбан-доска подключения новых IT-подрядчиков

После заполнения анкеты, между пунктами 1 и 2, мы почти всегда созваниваемся, чтобы познакомиться. Во время этого разговора мы уже устно рассказываем о себе и о проекте, на который ищем подрядчиков, а ребят просим рассказать о своих компетенциях и пожеланиях. Заодно отвечаем на их вопросы.

Как оцениваем работу

Ежеквартально мы проводим оценку качества текущих партнеров и составляем рейтинг самых лучших и надежных. Этот рейтинг помогает нашим тимлидам ориентироваться и отбирать лучшего поставщика на конкретный проект. Оценка качества проводится со всеми сотрудниками, кто взаимодействовал с этим партнером. По сути, это опрос, в котором несколько тематических блоков: взаимодействие, надежность, гибкость, стоимость и качество работ, коммуникации и обратная связь. Все оценки респондентов собираются, а потом сводятся в общий рейтинг.

Результаты оценки подрядчиков по критериям сотрудничества

Сводный рейтинг IT-подрядчиков AGIMA.Outsource

Что влияет на продолжение сотрудничества

Если всё суммировать, то на наше решение о том, сотрудничаем мы с подрядчиком дальше или нет, почти всегда влияют вот такие факторы:

есть ли у нас для подрядчика работа (бывает, что проект закончился, и тогда мы приостанавливаем сотрудничество, но всегда рассчитываем на то, что можем к нему вернуться);
легко ли с ним общаться (для нас важно, чтобы общение было простым и дружелюбным, без взаимных претензий и упреков);
насколько подрядчик гибок (в работе бывают разные ситуации: мы всегда готовы идти навстречу надежному партнеру, но ждем от него того же);
насколько компетентны специалисты, которые пришли на аутсорс (у нас высокие требования к навыкам, потому что у нас много технически сложных задач).

Эта система помогает быстро подключать проверенных специалистов, когда проекту нужны дополнительные ресурсы. Базу продолжают развивать, уделяя особое внимание специалистам с редкими навыками и технологическими стеками.

Эта модель помогает подключать проверенных специалистов и команды к digital-проектам.