Data-driven HR: Инструменты эффективного подбора персонала

Data-driven HR — это управление наймом на основе данных о воронке кандидатов, стоимости каналов и качестве найма после испытательного срока.

В 2018 году AGIMA внедрила такой подход в подбор персонала: начала учитывать источник каждого отклика, конверсию между этапами, стоимость найма и прохождение испытательного срока. По данным компании за тот период, ежемесячные затраты на привлечение сотрудников снизились с 86 000 до 71 000 рублей.

Коротко

• измеряйте не только количество откликов, но и выходы на работу и прохождение испытательного срока;
• сравнивайте каналы по полной стоимости найма;
• храните историю кандидатов и формируйте кадровый резерв;
• регулярно пересматривайте каналы и бюджеты на основе фактической конверсии.

Все цифры, площадки и ставки в статье относятся преимущественно к июлю — декабрю 2018 года. Материал показывает методику, а не актуальный рейтинг каналов найма.

Источник данных: внутренняя статистика найма AGIMA за 2018 год.

Ограничения исследования

Подходы проверялись на задачах AGIMA и не гарантируют такой же результат в другой компании. Перед применением сравните объём найма, стоимость рабочего времени команды и доступные каналы.

Каналы привлечения

Для поиска сотрудников мы используем следующие каналы:

1. Внутренние и внешние рекомендации специалистов.
2. Привлечение рекрутинговых агентств и выборка релевантных соискателей на агрегаторах (hh.ru, «Мой Круг» и другие).
3. Социальные сети и мессенджеры.
4. Привлечение кандидатов через профильные и собственные мероприятия.

Мы, как правило, отказываемся от поиска специалистов на аутстаф и хантинга из компаний-конкурентов. Все наши силы сосредоточены на четырех каналах.

Для каждого направления и канала мы определяем основные параметры:

• Количество откликов в разрезе канала.
• Конверсия откликов в сотрудников, которые вышли на работу.
• Конверсия откликов в сотрудников, которые прошли испытательный срок.
• Полная стоимость найма сотрудника, прошедшего испытательный срок.

Формируем промежуточные показатели и строим воронку:

Рассмотрим подробнее каналы, о которых мы говорили выше.

Внутренние и внешние рекомендации

Срочные вакансии подразумевают финансовые бонусы за успешную рекомендацию. Зачастую потеря потенциальной прибыли для компании гораздо выше, чем премия тому, кто порекомендовал. Поэтому нам выгоднее выплатить бонус и потерять немного в плановой рентабельности из-за выплаты премии, но при этом не упускать возможность масштабировать свои компетенции и не терять потенциальную прибыль. При этом бонус выплачивается только после того, как специалист прошел испытательный срок.

Как рассчитывали премию за рекомендацию

Заработная плата складывается из стоимости работ, которые он обеспечивает. Как это посчитать: ФОТ сотрудника с налогами (НДФЛ и ЕСН) + среднестатистическое распределение косвенных (условно постоянных) расходов на каждого сотрудника + 20% плановой рентабельности (сюда же включены все риски и издержки производства на финансовом уровне). Из этой сверхприбыли работ специалиста и выделяется премия за рекомендацию.

Работа по рекомендации удобна и компании, и сотруднику: человек уже лоялен и быстро адаптируется, а работодатель получает проверенного и «заряженного» сотрудника. Остается только поддерживать это состояние и позволять человеку развиваться.

Рекрутинговые агентства и агрегаторы

Мы ежедневно штудируем сайты для поиска сотрудников. Когда нужны узкоспециализированные профессионалы в сжатые сроки, подключаем кадровые агентства и частных рекрутеров. Заранее оговариваем сервисы для поиска: важно, чтобы рекрутер использовал нетривиальные методы, свои внутренние базы и имел большой охват за пределами России, — тут нам помогают агентства из стран СНГ.

При самостоятельном поиске на агрегаторах мы фильтруем кандидатов по всем возможным параметрам:

• используемые технологии,
• выполненные проекты,
• опыт работы с конкретными инструментами.

Агентства и рекрутеры подбирают нам специалистов, собеседования мы проводим самостоятельно. Вознаграждение рекрутера зависит от сроков и позиции. Как и в случае с бонусами за рекомендацию, премию агентству мы выплачиваем после прохождения испытательного срока из сверхприбыли работ.

Результаты воронки за полгода

В общей сложности за шесть месяцев подбора мы получили 1419 откликов, при этом количество просмотров карточек с вакансиями составило 8137 на «Моем Круге» и hh.ru.

Рассмотрим детально некоторые вакансии:

Всего получили 1419 откликов. В таблице показаны только три укрупнённых направления; остальные отклики относились к маркетингу, бухгалтерии, юридическим и другим позициям.

Период данных: июль — декабрь 2018 года.

В исследуемый период рекрутер распределял время так: HeadHunter — 75%, кадровые агентства — 15%, «Мой Круг» — 7%. Остальное приходилось на другие каналы.

Социальные сети

При поиске мы часто используем соцсети, но не каждая позиция закрывается с их помощью. Для разных вакансий вместе с отделами PR и аналитики подбираем каналы и способы посева. По нашей статистике, публикация позиции project-manager в разделе вакансий на Facebook приносит неплохой отклик: на 1000 просмотров мы получаем 4-6 резюме в нашу группу. Но мы не ограничиваемся только Facebook. Интересно, что во ВКонтакте публикация вакансий приносит практически такой же результат, но с гораздо меньшим охватом. В группе Facebook ~ 6263 участников, во ВКонтакте ~ 1016.

При этом наши сотрудники информируют свою френдзону в Facebook и во ВКонтакте о появлении свободной позиции. Поэтому еще до этапа собеседования соискатели уже понимают, куда они идут и какие знания от них требуются.

При поиске дизайнеров, проектировщиков и middle-разработчиков мы пользовались специализированными группами в Facebook, а также площадками VDHL, Grintern, Tproger и «Хабр Карьера». Размещение было платным, но помогало быстрее закрывать позиции.

Цена за пост в Facebook варьируется от 500 до 5000 рублей, в зависимости от паблика. Например, мы делаем посты в таких группах:

Uxclubs

Webanalytics

Сложнее всего искать senior-разработчиков и тимлидов. Как показала наша практика при поиске таких специалистов лучше всего работают, рекомендации, LinkedIn и др.

Видеопродакшн для HR

Для поиска мобильных разработчиков, менеджеров проектов и тимлидов мы снимаем видео и распространяем его в соцсетях: ВКонтакте, Facebook, Instagram и YouTube. В каждой запускаем таргетированную рекламу по интересам, должностям, делаем Look-a-like и настраиваем ретаргетинг с помощью пикселей, а также просим лидеров мнений поделиться публикацией.

Социальные сети закрывали не все вакансии. Так, лучший результат был по рекламной кампании по поиску менеджера проекта. Мы потратили всего 5000 рублей на таргет и смогли найти двух миддлов.

А закрыть позицию мобильного разработчика не получилось. Видеоролик посмотрели больше 50000 человек, мы получили 98 резюме и пригласили на собеседование 29 разработчиков, двое из них находятся в нашем кадровом резерве.

Telegram

Одним из самых эффективных инструментов стал Telegram. Для поиска мобильных разработчиков мы нашли 18 групп и каналов, где запустили в промо нашу вакансию. При этом мы сделали два посыла: стандартное описание вакансии и рекомендация, за которую предлагали 100 000 рублей. Сработал второй посыл: за неделю рекламной кампании мы получили 28 откликов, из них 20 — это рекомендации.

Реклама в соцсетях

Во ВКонтакте мы сразу отказались от рекламных объявлений на страницах сайта и решили запускать посты в ленте, а также использовали маркетплейс для посева информации в релевантных группах. Конверсия в отклик составила 3%. В Facebook конверсия составила 1,5% на десктопах и 1,8% на мобильных устройствах. Instagram принес большое количество лайков, но конверсия составила всего 1%. От кампании впоследствии отказались. Несмотря на большое количество просмотров рекламы, конверсия YouTube была ниже 1%. Результаты упоминаний отслеживали через Brand Analytics.

Профильные и собственные мероприятия

Мы проводили конференции, митапы и бизнес-ужины — например, по информационной безопасности и мобильной аналитике. Также организовывали секции на РИФ+КИБ и RIW, создали курс по мобильной разработке Skillbox, факультатив Geekbrains и AGIMA.University с направлениями аналитики, проектирования, менеджмента и тимлидинга. Ещё одним каналом общения с кандидатами стал забег IT-специалистов RUNIT.

Наш летний полумарафон RUNIT произвел неожиданный отклик в прошлом году. Мы позиционировались как спортивное массовое мероприятие для айтишников, нашей основной задачей была популяризация спорта в отрасли. Забег показал, что образ современного айтишника «уже не тот»: к нам пришла тысяча энергичных, бодрых и спортивных людей, кто-то записал на забег даже своих детей. Мы открыли для себя новый канал коммуникации с кандидатами: сразу после забега некоторые участники общались с представителями нашей компании о возможности сотрудничества. После забега мы получили 23 резюме, 2 сотрудника вышли на работу благодаря забегу.

Стажировки

Иногда по нескольким направлениям мы открываем программы стажировок. Мы сотрудничаем с техническими вузами и онлайн-университетами (Нетология, Skillbox, Geekbrains и проч.), ребята приходят к нам на производственную практику, по итогу которой часто остаются работать. Так, у нас есть несколько intern success story — стажер отдела PR через несколько лет начал работать в пресс-службе крупной соц. сети. А дизайнер, который пришел на стажировку, успешно проработал несколько лет, а сейчас руководит отделом дизайна в крупном СМИ. При этом наши отношения не заканчиваются, ребята продолжают приезжать в офис и на мероприятия компании, а порой становятся клиентами.

Как внедрить data-driven?

Чтобы внедрить data-driven подход в подбор, начните с двух действий:

1. Начните собирать данные: по количеству откликов, по количеству сотрудников, которые прошли ваши этапы собеседований, каналы привлечения и их стоимость. Когда накопится достаточно наблюдений, сравните конверсию и стоимость каналов и скорректируйте процесс найма.
2. Формируйте кадровый резерв. База потенциальных сотрудников поможет вам быстро возвращаться к ним и закрывать открытые позиции. Так, мы всегда находимся в поиске, даже если у нас нет открытых вакансий, чтобы не пропустить именно того специалиста, который бы нам подошел. При этом всегда важно вести историю кандидата в разрезе data-driven подхода: канал, специализация, дата отклика/выхода и т. д.

Что измеряем мы:

1. Стоимость привлечения (реклама, производство видео и текстового контента, открытие баз соискателей в различных агрегаторах, затраты на стажировки, ивенты и другие активности, которые связаны с прокачкой бренда).

2. Стоимость выхода (покупка техники для специалиста, оборудование рабочего места, масштабирование офиса при необходимости, увеличение административного аппарата и проч.).

3. Стоимость работы специалистов, вовлечённых в процесс: аналитика, финансового директора и HR-менеджера. В квартал мы проводили 3–4 итерации для проверки гипотез и корректировки бюджетов. На одну итерацию уходило:

   • 1 час финансового директора;
   • 3 часа аналитика;
   • 8 часов HR-менеджера.

Стоимость работы специалистов на одну итерацию составляла около 7500 рублей. При трёх итерациях в квартал: 7500 × 3 = 22 500 рублей.

Отметим, что при data-driven подходе нагрузка увеличивается на HR, так как он участвует во всей воронке, и при большом количестве кандидатов затрачивает больше времени. Время финансового директора и аналитика — фиксированное, так как они работают по специально выведенным формулам, и количество кандидатов не влияет на время.

Для расчёта использовали средние зарплаты с hh.ru: финансовый директор — 200 000 рублей, аналитик — 120 000 рублей, HR-менеджер — 80 000 рублей. Внутренние ставки AGIMA были выше, поэтому фактическая стоимость процесса также была выше.

Результаты

Мы ввели этот подход во втором квартале 2018 года и сравнили стоимость привлечения сотрудников до и после внедрения в месяц.

Дополнительная стоимость аналитической итерации составляла около 7500 рублей в месяц.

Поэтому мы сделали вывод, что только крупным компаниям, которые ищут более чем двух сотрудников в месяц такой подход будет выгоден. Соответственно, чем больше сотрудников нужно найти, тем больше выгоды вы получаете.

Так, мы смогли снизить оверхэд и оптимизировать затраты на HR, вложив эти деньги в развитие HR-бренда и PR компании.

Вывод

Data-driven подход помогает понять, какие каналы приводят сотрудников, прошедших испытательный срок, и сколько компании стоит такой найм. Чем больше вакансий закрывает компания, тем полезнее единая воронка и регулярный пересмотр затрат.

Алгоритм внедрения:

• Измерение каналов.
• Сбор данных.
• Наложение данных на затраты канала.
• Учет рисков при планировании (нужно всегда держать актуальные прогнозы по ФОТ в управленческом учете минимум на 3 месяца вперед).
• Замер экономии на регулярной основе.

Эти данные относятся к 2018 году, но сам порядок работы остаётся применимым: зафиксировать этапы воронки, выбрать метрики, собрать данные и сравнивать каналы на одинаковом горизонте.