Грамотная деловая переписка будет помогать в решении бизнес-задач, однако сначала нужно научиться правильно составлять деловые письма и использовать шаблонные фразы для деловой переписки.
Почему важно правильно формулировать деловые письма
Ошибки, из-за которых письма игнорируют
Пример неудачной темы: Предложение от ООО «Айболит».
Это название не даёт представления о сути письма и воспринимается как рекламная рассылка, которую скорее всего сразу отправят в корзину, даже не открыв.
Более удачный вариант: Предложение о сотрудничестве по поставкам медицинского оборудования
Пример неудачного письма: Здравствуйте! Необходимо решить вопрос поставки оборудования.
Здесь отсутствует чёткое обозначение адресата, создаётся ощущение обезличенности письма. Получатель скорее пропустит такое письмо, посчитав его массовой рассылкой.
Более удачный вариант: Добрый день, Иван! Согласуйте, пожалуйста, сроки поставки оборудования по договору №АБВ от 01.02.2025.
Пример неудачного предложения: Просьба подтвердить готовность принять груз в оговорённый срок, поскольку нами было получено уведомление о возможном изменении условий договора и возникла необходимость в повторном согласовании сроков доставки товара.
Очень часто мы читаем сообщение быстро, по диагонали и после этого уже решаем, насколько оно нам актуально и нужно ли изучить предложение детальнее. В предложенном варианте получателю тяжело сразу уловить суть такого длинного и запутанного предложения.
Более удачный вариант: Подтвердите, что готовы принять груз в установленный ранее срок.
Пример излишне официального письма: Настоящим уведомляем Вас о намерении провести встречу по обсуждению перспектив развития долгосрочного партнёрства между нашими организациями.
Подобные фразы звучат сухо и отстранённо, скорее всего, такое письмо вызовет только одно желание — закрыть его.
Более подходящий стиль: Приглашаю вас на встречу, где мы сможем обсудить наше дальнейшее сотрудничество.
Деловая переписка требует особого стиля изложения, где главным принципом является нейтральный тон. Использование эмоционально окрашенных слов может навредить коммуникации и имиджу компании.
Например, простое изменение темы письма с «Встреча завтра» на «Подтверждение встречи на завтра в 15:00» существенно улучшает восприятие и понимание важности письма.
Важность вежливых и точных формулировок
- Уважение к адресату проявляется через корректное обращения и вежливые формулировки.
- Создание позитивного имиджа компании зависит от тона писем.
- Предотвращение конфликтов достигается через дипломатичность в выражениях.
- Укрепление деловых отношений происходит благодаря уважительному тону.
- Конструктивными, а не критическими.
- Позитивно окрашенными, но без излишней эмоциональности.
- Сдержанными в выражениях.
- Профессиональными в стиле изложения.
- Конкретные сроки вместо размытых временных указаний.
- Точные цифры вместо приблизительных оценок.
- Четкие требования вместо общих формулировок.
- Ясные инструкции вместо двусмысленных указаний.
Основные элементы делового письма
Тема письма — это первое, что видит получатель в своем почтовом ящике. Тема должна быть краткой, информативной и точно отражать суть сообщения. Именно от нее зависит, откроет ли адресат письмо.
- Удачная тема: «Запрос на коммерческое предложение по поставке оборудования»
- Неудачная тема: «Важное!» или «Посмотрите»
Начало письма задает тон всей коммуникации. Обращение должно быть вежливым и адресным, по возможности содержать имя получателя.
- Формальное: «Уважаемый(ая) [имя отчество]»
- Полуформальное: «Добрый день, [имя отчество]»
Это ядро письма, где излагается суть вашего обращения. Здесь вам нужно привлечь и удержать внимание получателя. Поэтому лучше избегать длинных предисловий и сразу переходить к сути. Текст должен быть четким, структурированным и легким для восприятия. Основной текст можно разбить на следующие смысловые блоки:
Цель письма. Кратко обозначьте цель вашего обращения.
Пример: «В связи с завершением этапа разработки, высылаю вам отчет за прошедшую неделю».
Тело письма. Изложите всю необходимую информацию, факты, аргументы. Используйте абзацы и списки для большей наглядности.
Пример: «По итогам недели были выполнены следующие задачи:
- Протестирован новый функционал.
- Исправлены критические ошибки.
- Подготовлена документация для отдела маркетинга».
Пример: «Прошу вас ознакомиться с отчетом и дать обратную связь до конца дня в понедельник, 30 октября».
Если вы прикрепляете файлы, обязательно упомяните об этом в тексте письма. Это гарантирует, что получатель их не пропустит.
Формулы вежливости («благодарю за оперативный ответ», «буду признателен за содействие») завершат письмо на позитивной ноте. Также можно пожелать собеседнику хорошего дня. Подпись в конце должна содержать всю необходимую и актуальную контактную информацию об отправителе.
Пример:
С уважением,
Петр Иванов
Менеджер проектов ООО «Инновационные технологии»
*Тел.: +7 (999) 123-45-67*
Email: p.ivanov@innovtech.ru
Сайт: www.innovtech.ru
Помните, деловой email не должен быть пространным. Уважайте время коллеги. Излагайте мысли четко, избегайте жаргонизмов и излишне сложных формулировок.
Готовые шаблонные фразы для деловой переписки
Приветствие и представление
| Пример | Пояснение | Заголовок 7 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Уважаемый Иван Иванович! | Стандартное официальное обращение | |||||||
| Здравствуйте, Мария! | Более мягкий, но профессиональный вариант | |||||||
| Добрый день, уважаемые коллеги! | При обращении к группе людей | |||||||
| Меня зовут Алексей, я представитель компании «СтартТех». | Для первого письма, включающего представление |
Начало письма и формулирование цели
- По итогам нашего телефонного разговора высылаю вам варианты медийного размещения на нашем сайте.
- Обращаюсь к вам с предложением о сотрудничестве.
- Пишу вам, чтобы уточнить детали по проекту «Название проекта».
- Благодарю за ваш запрос от [дата]. В ответ на него сообщаю следующее.
- Напоминаем вам о необходимости согласовать смету до [дата].
Уточнения, предложения, просьбы
| Пример | Пояснение | Заголовок 7 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Не могли бы вы уточнить??? | Вежливая форма для запроса информации | |||||||
| Предлагаем рассмотреть возможность... | Введение своего предложения | |||||||
| Прошу вас подтвердить участие в встрече до конца дня. | Четкая просьба с дедлайном | |||||||
| Для решения этого вопроса нам потребуется от вас документ/информация. | Обозначение необходимых действий от партнера | |||||||
| Мы, со своей стороны, готовы предоставить... | Демонстрация готовности к сотрудничеству | |||||||
| Буду благодарен за ваш ответ по существу поднятых вопросов. | Вежливое подталкивание к ответу |
Заключение и прощание
| Пример | Пояснение | Заголовок 7 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Заранее благодарю за сотрудничество! | Выражение благодарности до выполнения просьбы | |||||||
| С нетерпением жду вашего ответа. | Проявление заинтересованности | |||||||
| Готов ответить на все ваши дополнительные вопросы. | Подчеркивание открытости для диалога | |||||||
| С уважением, [Имя Фамилия], [Должность], [Компания]. | Стандартная профессиональная подпись | |||||||
| Хорошего дня! | Дружелюбная и неформальная заключительная нота | |||||||
| Благодарю за внимание и надеюсь на плодотворное сотрудничество. | Более развернутый и официальный вариант |
Как повысить вероятность ответа на письмо
Чёткий заголовок — это ваш крючок. Тема письма должна быть настолько информативной и лаконичной, чтобы у получателя не возникло вопроса «О чем это?». Вместо расплывчатого «Сотрудничество» используйте «Коммерческое предложение для ООО Вектор» или «Вопрос по договору №123-45». Так адресат сразу поймет ценность и контекст письма.
Правильное время отправки — это тактика. Отправка письма в пятницу вечером гарантирует, что оно утонет в ворохе утренних писем в понедельник. Наиболее эффективным временем считается середина недели (вторник-четверг) и первая половина рабочего дня (с 9:00 до 14:00), когда люди наиболее активны, но уже разобрались с первоочередными задачами.
Follow-up письма — это настойчивость, но не спам. Если ответа нет в течение нескольких дней, вежливое напоминание вполне уместно. Не просто спрашивайте «Получили ли вы мое письмо?», а добавьте ценности: «Уважаемый Иван Иванович, направляю вам напоминание о моем предложении. Готов также предоставить дополнительную информацию, если это необходимо». Это демонстрирует вашу заинтересованность и профессионализм.
Вежливость и грамотность — это неизменная основа. Письмо, изобилующее ошибками, вызывает недоверие к отправителю. Вежливые формулы («Благодарю за внимание», «Буду признателен за ответ»), грамотная речь и аккуратное форматирование создают образ компетентного и уважающего себя и собеседника специалиста.
Пример готового делового письма
Текст письма:
Уважаемая Мария Викторовна!
На основе материалов, которые вы предоставили на прошлой неделе, наша команда подготовила черновой вариант презентации для совета директоров.
Для того чтобы завершить работу, нам необходимо уточнить бюджет проекта на следующий квартал. Не могли бы вы предоставить эти цифры до конца среды, 25 октября?
Это позволит нам вовремя внести правки и подготовить итоговую версию.
Заранее благодарю за оперативность!
С уважением,
Иван Иванов
Руководитель проектного отдела ООО «Альфа»
Тел.: +7 (495) 000-11-22
ivanov@alpha.ru
- Заголовок: конкретный и информативный — сразу ясно, о каком проекте и о каком событии идет речь.
- Персонализация: обращение по имени-отчеству и ссылка на предыдущее взаимодействие («материалы, которые вы предоставили»).
- Формулировка цели: четко и сразу объясняется причина письма — необходимость уточнить бюджет.
- Четкий призыв к действию: просьба сформулирована вежливо, но конкретно, с указанием жесткого дедлайна («до конца среды, 25 октября»).
- Обоснование: показана важность запроса для общего дела («позволит нам вовремя... подготовить итоговую версию»).
- Вежливое заключение: благодарность и стандартная профессиональная подпись со всеми контактами.
Заключение
Инвестируя время в качество каждого отправленного письма, вы инвестируете в успех своего бизнеса и долгосрочное доверие партнеров.