Как вести финансовый учёт в ИТ-компании «по-белому», если вы выросли в 90-е

Коротко

Финансовый учёт в ИТ-компании держится на пяти процессах: законной налоговой модели, платёжном календаре, контроле дебиторской задолженности, резерве ликвидности и проверке контрагентов.

Материал опубликован в 2020 году. Ставки, условия ИТ-аккредитации и налоговые льготы с тех пор менялись. Числовые примеры ниже — исторические; перед применением сверяйте действующие нормы НК РФ и консультируйтесь с профильным специалистом.

Как выстроить финансовый учёт

Отголоски 90-х в сфере ИТ часто встречаются и до сих пор: одни компании уходят от налогов, другие ищут «лазейки». Мы работаем на рынке веб- и мобильной разработки, где большинство компаний все еще функционируют «в серую». Но важно понять одно: правила игры меняются. Если строите компанию «на века», хотите увеличить объёмы и стать инвестиционно привлекательными, а также стремитесь свести к нулю налоговые риски, финансовый учёт придётся перестроить.

Налоговая стратегия

Налоги в России ниже, чем в большинстве стран Европы, Америки и Азии. И все равно отдавать свои «кровные» не хочется. Как же можно минимизировать налоговые издержки, не нарушая законодательство? Формируя налоговую стратегию компании, обратите внимание на специальные и льготные режимы налогообложения.

Условия ИТ-аккредитации, страховые взносы и требования к профильной выручке меняются. Перед расчётом налоговой модели проверьте действующие критерии на официальных ресурсах ФНС и Минцифры и подтвердите выводы с профильным специалистом.

Региональные льготы и особые экономические зоны

Региональные льготы, условия особых экономических зон и режимы для инновационных компаний зависят от территории, статуса организации и вида деятельности. Не переносите старые ставки из статьи в финансовую модель: запросите актуальные условия у оператора программы и налогового консультанта.

Уплата НДС

Порядок применения НДС к программному обеспечению и лицензионным договорам зависит от текущей редакции НК РФ, вида прав и способа передачи продукта. Зафиксируйте предмет договора и проверьте налоговые последствия до подписания документов.

Планирование и контроль затрат

График поступления оплат от клиентов и платежей поставщикам, подрядчикам, персоналу помогает прогнозировать дефицит денежных средств и принимать верные тактические решения. Горизонт планирования в нашей компании от трех до шести месяцев.

Компаниям нужно тщательно контролировать дебиторскую задолженность и иметь подтверждения о выполненных обязательствах со своей стороны, — это договор и закрывающие документы. Только при наличии этих документов есть шанс получить всю сумму.

Акт о выполненных работах — самый важный документ для разрешения споров между сторонами. Требуйте оригинал сразу же после выполнения работы.

Мы назначили отдельного специалиста, который отвечает за работу с дебиторской задолженностью и движением денежных средств. Этот человек проводит встречи с проектными офисами, обозначает нарушение сроков оплат, работает с прогнозами поступлений денежных средств.

Заказчики, заказывая разработку ИТ-продуктов, часто пользуются отсрочкой платежа в 60 или 90 дней, при этом выплаты зарплат, НДС и расчёты с подрядчиками отложить нельзя. В этом случае можно воспользоваться факторинговыми услугами (вид беззалогового кредитования с выкупом краткосрочной дебиторской задолженности). Это стоит дополнительных финансовых затрат, но позволяет получить средства на покрытие текущих расходов сразу.

Банковский овердрафт также поможет в случае краткосрочного дефицита. Компания может платить с текущего счёта организации за счёт средств банка, но не более определённого банком лимита.

Подушка безопасности

Важно постоянно формировать резерв из прибыли компании. Мы рассчитали, что при наших объемах «подушка» должна покрывать расходы трёхмесячного существования компании. В условиях роста объёмов выручки размер «подушки» должен увеличиваться пропорционально.

Форму хранения резерва выбирают с учётом доступности денег, риска банка, срока размещения и политики ликвидности. Доходность депозитов меняется, поэтому её нужно считать по текущим предложениям, а не по примеру 2020 года.

Отсрочка выплат подрядчикам для уменьшения кассового разрыва

При больших отсрочках платежа с заказчиком целесообразно привязывать выплаты подрядчикам к получению денежных средств от этого клиента.

Контролируйте документы при работе с поставщиками. Расходы — главная статья, которую проверяют контролирующие органы. В документах подробно указывайте каждую выполненную задачу. Если в акте такой объем работы описать сложно, составьте подробный отчёт о выполненных работах.

Корректный учёт расходов

Состав расходов для налога на прибыль и УСН определяется действующей редакцией НК РФ и подтверждающими документами. Для каждой существенной статьи заранее фиксируйте деловую цель, основание платежа и комплект первичных документов; спорные расходы проверяйте с бухгалтером или налоговым консультантом.

Проверка контрагентов

Для снижения финансовых рисков необходимо проявлять «должную осмотрительность», т.е. проверять потенциального или действующего контрагента. Для этого нужно:

• Запросить учредительные документы контрагента.
• Узнать, сколько лет контрагент на рынке.
• Проверить контрагента в Едином реестре проверок на сайте Генеральной прокуратуры и в реестре недобросовестных поставщиков.
• Проанализировать право контрагента вести заявленный вид деятельности, полномочия должностного лица и его массовость, массовость юридического адреса.
• Убедиться в наличии у компании квалифицированного персонала. Если она не может предоставить штатное расписание, запросить справку о наличии штата в свободной форме.
• Проверить споры контрагента с другими компаниями, картотеку арбитражных дел и базу данных исполнительных производств.
• Изучить баланс и проанализировать справку об отсутствии задолженности перед бюджетами. Это поможет понять, как растёт контрагент, увеличиваются или уменьшаются дебиторка/кредиторка. Проверить, есть ли бухгалтерская отчётность контрагента в сервисе Росстата.

Если компания не проявляет «должную осмотрительность», её могут обвинить в необоснованной налоговой выгоде и доначислить уплату налогов.

Вывод

Работа «в белую» часто отождествляется с неподъемными затратами, однако при рациональном подходе затраты компании, работающей в полном соответствии с законодательством, могут быть не только сопоставимы с издержками «серой» компании, но даже быть меньше. Формируя качественную налоговую стратегию, правильное ведения финансового и бухгалтерского учёта, автоматизировав процесс проверки и работы с контрагентами, вы создаете порядок в финансах и минимизируете риски. Выстроенные процессы на ранних порах существования компании позволяет кардинально не менять их в ходе роста. В конце концов, вы никогда не знаете, когда нагрянет очередная налоговая проверка.