Как «Наруто», «Тетрадь смерти», «Атака титанов» и другие аниме учат нас грамотно управлять аутстафф-проектами

Залина Семёнова, руководитель проектов AGIMA, разбирает управление IT-аутстаффингом через сюжеты «Наруто», «Тетради смерти», «Атаки титанов» и других аниме. Аналогии помогают обсудить реальные задачи: подбор специалиста, онбординг, замену в команде и работу с ожиданиями заказчика.

Коротко

В тексте есть небольшие спойлеры к упомянутым произведениям.

Но сперва небольшое интро

Аутстаффинг используют, когда внутренней команде временно не хватает специалистов или отдельных компетенций. Компания привлекает сотрудника поставщика и управляет его задачами в своём рабочем контуре. Что представляет собой такая модель работы, мой коллега Константин Мовчан подробно разбирал на VC и в «Бизнес-секретах».

Но чем популярнее этот формат, тем более интересные задачи встают перед менеджерами проектов. Представьте: ты много лет работаешь в модели аутсорса, где твоя команда на 100% твоя. И вдруг всё переворачивается с ног на голову: ты вроде как по-прежнему отвечаешь за проект, но при этом твоя команда — это всё-таки больше команда заказчика, чем твоя.

Конечно, в этом новом контексте возникают новые неожиданные вызовы, задачи и проблемы. Они, как правило, связаны с адаптацией сотрудников, с требованиями заказчиков, с управлением качеством работы и с соблюдением жестких сроков. В этой статье я перечисляю восемь сложностей, с которыми сталкиваются менеджеры вроде меня — те, кто отвечают за аутстафф-проекты.

Но для нас для всех есть хорошая новость: все эти проблемы решаемы. И лично меня в этой уверенности подкрепляют герои моих любимых аниме. Я покажу, как они справляются с теми же вызовами, с которыми сама каждый день сталкиваюсь на работе. И если по прочтении вам захочется пересмотреть или посмотреть впервые какой-то из упомянутых ниже сериалов — не сдерживайте себя.

Проблема №1. Сложности в адаптации

В аниме «Наруто» есть персонаж по имени Наруто Удзумаки. Несмотря на свои выдающиеся способности, он сталкивается с трудностями при интеграции в новую команду — так называемую команду 7. Когда он только присоединяется к ним, ему приходится быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям. При этом времени на нормальное знакомство нет.

Само собой, это приводит к недопониманию. Общая эффективность команды снижается, потому что Наруто не всегда понимает, как лучше взаимодействовать с Саске и Сакурой.

Решение

• Регулярные встречи и мероприятия. Чтобы решить эту проблему, команда 7 начинает проводить регулярные тренировки. При этом они не только выполняют общие задания, но и много общаются друг с другом. Это помогает Наруто лучше понять товарищей, определить их сильные и слабые стороны, а также установить доверительные отношения. В результате Наруто становится более вовлеченным и начинает работать эффективнее.
• Качественный онбординг и менторинг. Кроме того, наставник команды Какаши проводит качественный онбординг для Наруто, объясняя ему не только стратегию выполнения миссий, но и внутренние правила. Он делится опытом и помогает Наруто освоиться в новой среде. Это позволяет Наруто быстрее адаптироваться к условиям работы и стать полноправным членом коллектива.

Выводы Регулярные встречи и мероприятия для укрепления командного духа помогают интегрировать аутстафферов в коллектив. Так что обязательно убедитесь, что у заказчика хорошая документация и нет проблем с онбордингом. Так вы заранее поймете, насколько долгим и эффективным будет погружение вашего специалиста в новые процессы.

Проблема №2. Конфликты в коллективе и проблемы с коммуникацией

В аниме «Моя геройская академия» студенты сталкиваются с конфликтами, когда новые ученики, например Шото Тодороки, присоединяются к команде. У Тодороки уникальные способности и сложное прошлое, поэтому ему иногда трудно найти общий язык с другими учениками, такими как Деку и Бакуго. Это приводит к недопониманию и напряженности в команде. Это в свою очередь плохо влияет на их совместную работу и на подготовку к экзаменам.

Решение

• 1-to-1 встречи. Чтобы решить проблему, преподаватели и наставники, в частности Аизава и Всемогущий, организуют регулярные индивидуальные встречи (1-to-1) с учениками. Эти встречи позволяют студентам открыто обсуждать чувства и ожидания от команды. Преподаватели помогают каждому выражать опасения и находить общий язык друг с другом.
• Командные мероприятия. Команда начинает проводить совместные тренировки и мероприятия: спортивные соревнования, фестивали и групповые задания. Эти активности помогают Тодороки лучше понять товарищей и адаптироваться к команде.

Выводы Специалисты на аутстаффе не всегда быстро находят общий язык с постоянными сотрудниками заказчика, но в этом нет ничего выходящего из ряда вон. Новеньким в целом иногда сложно общаться со старожилами, и даже сотрудники с одинаковым стажем и статусом могут иногда не поладить. А любой конфликт влияет на эффективность всей команды.

Чем напряженнее и масштабнее проект, тем выше ожидания команды от нового человека и нового человека от команды, особенно если речь именно об аутстаффе. И конечно, работа в такой обстановке может вызывать целую гамму чувств, а иногда и доводить до выгорания. В итоге специалист может внезапно и на первый взгляд необъяснимо уйти с проекта.

Регулярная встречи 1-to-1 — хороший инструмент, чтобы минимизировать подобные риски и предупредить недопонимания.

Проблема №3. Недостаток контроля качества

В аниме «Токийский гуль» организация «Куинк» отвечает за борьбу с гулями (человекоподобными существами, которые обладают огромной силой и питаются исключительно человеческой плотью), но иногда сталкивается с проблемами контроля качества своих операций. Например, когда новый гулевой отряд получает задание, их действия не всегда согласованы. Такой дисконнект приводит к неожиданным последствиям, иногда они могут даже принести ущерб мирным жителям. Это вызывает недовольство как простых граждан, так и высшего руководства, а потому приводит к переработкам и к необходимости повторного выполнять некоторые задания.

Решение

• Четкие процессы контроля качества. Чтобы решить проблему, командир гулевого отряда внедряет четкие процессы. Он начинает использовать системы управления проектами, которые позволяют отслеживать статус задач и прогресс каждого члена команды. Например, каждый раз, когда отряд получает задание, они должны пройти через несколько этапов проверки — от планирования до выполнения. Поэтому отряд проводит регулярные собрания, где обсуждаются текущие задачи и результаты.

Кроме того, командир организует обратную связь после каждой операции, чтобы выявить недостатки и улучшить процессы в будущем. Это помогает команде лучше понимать ожидания и стандарты качества, что в конечном итоге приводит к более эффективной работе и меньшему количеству ошибок.

Выводы Менеджерам бывает трудно проконтролировать качество работы аутстафферов. И хотя за слабый результат вы ответственность вроде как не несете, негативную обратную связь от клиента всё равно получите. Поэтому важно и даже необходимо помогать заказчику наладить четкие процессы контроля качества.

Как минимум стоит убедиться, что на проекте регулярно проводятся дейли, а в идеале и ретроспектива. Так специалист будет получать актуальную информацию по задачам и своевременный фидбэк. Всегда нужно следить, чтобы каждая задача была прозрачной и точной, чтобы поставлена она была по SMART, а все сотрудники понимали свою роль и обязанности.

Если на проекте заказчика беда с процессами, то важно и вам давать ему обратную связь.

>> К слову, о том, как сделать ретро нескучным и эффективным, у нас есть отдельная статья.

Проблема № 4. Управление со стороны клиента и его удовлетворенность

В аниме «Атака титанов» населению планеты угрожают титаны — огромные человекоподобные существа, которые пожирают людей. Для борьбы с ними постоянно создаются различные отряды воинов. Однако этим отрядам явно недостает общей координации и налаженных процессов управления. Их действия часто не согласованы.

И вот, когда команда Эрена Йегера получает очередное задание, они сталкиваются с кучей трудностей. Предательство пары друзей накладывается на все предыдущие проблемы — и в итоге отряд никак не может собраться. Это вызывает недовольство среди солдат, среди командиров отрядов и у правящей семьи, то есть, по сути, у начальства, которое отчасти и виновато во всем этом.

Решение

• Регулярные собрания и четкая отчетность. Командиры решают озвученную проблему с помощью регулярных встреч с лидерами отрядов. Собрания позволяют напоминать текущие цели начальства, своевременно обсуждать стратегию и распределять роли, а также выявлять слабые звенья в команде и точки роста.

Плюс командиры устанавливают процессы управления, чтобы каждый четко понимал свои обязанности перед заданием. К тому же с определенного этапа все работают со специальными системами отчетности: каждый отряд регулярно отчитывается о прогрессе. Это помогает выявить проблемы на ранних стадиях и корректировать действия команд.

Выводы Иногда процессы управления аутстафф-командой на стороне заказчика не до конца выстроены. Это может привести к хаосу, а затем и к недовольству результатами. Неправильное распределение задач и отсутствие обратной связи только усугубляют эту ситуацию. Помочь тут могут регулярные онлайн-синки с заказчиком, качественные CSI и офлайн-встречи.

Если всё это исправно проводить, точно почувствуешь, чем заказчик доволен, а чем нет. Менеджеры часто смотрят на CSI однобоко — просто как на способ получить обратную связь. Но хороший CSI помогает еще и прощупать почву, понять, насколько хорошо команда заказчика справляется с обязанностями.

Также советую не пренебрегать четкой внутренней отчетностью ваших сотрудников на проектах. Это особенно важно, если на стороне заказчика нет никаких трекеров. При худшем развитии событий это может стать вашим пруфом о проделанной работе, но в основном это нужно, чтобы вы были в курсе актуальных задач и в целом загрузки спеца.

Проблема №5. Риск утечки данных и юридические проблемы

В аниме «Тетрадь смерти» главный герой Лайт Ягами получает тетрадь бога смерти. Работает она просто: вписываешь в нее имя человека, и вскоре он умирает от сердечного приступа или от какой-то другой, заранее прописанной в тетради причины. Ягами намерен с помощью тетради полностью избавить мир от преступности, но впоследствии начинает сам упиваться своей властью и убивать и ни в чем не повинных людей.

За ним начинают охотиться полиция и гениальный детектив по имени Эл (L). Поэтому Лайт вынужден тщательно скрывать ото всех, что именно он обладатель тетради. Для этого он выстраивает сложную систему связей, в которой ему помогает несколько поклонников. Если любой из них проговорится и выдаст Ягами — он проиграет. Любая утечка информации критична, потому что в случае любого, даже минимального, сбоя не сдобровать никому.

Решение

• Тщательный выбор партнера и меры по защите данных. Чтобы минимизировать риск утечки данных, Лайт тщательно выбирает союзников и заключает с ними очень строгие соглашения о конфиденциальности. Он устанавливает для сподвижников протоколы безопасности и дает доступ к важной информации только тем, кто непосредственно участвует в операции. Кроме того, Лайт проводит регулярные проверки безопасности и обучает союзников (Миса и Рюк): объясняет, как важна конфиденциальность. Это помогает ему создать устойчивую систему, в которой каждый понимает риски и свою ответственность. Да, Ягами — это, скорее, преступник, но его уму и умению мыслить стратегически точно можно позавидовать.

Выводы Привлечение внешних специалистов, как правило, связано с риском утечки конфиденциальной информации. Поэтому важно строго следовать протоколам безопасности. Тут помогут грамотно составленные NDA с четко сформулированными требованиями к хранению и распространению данных. Убедитесь, что каждый сотрудник понимает все пункты договора.

Если вы сами работаете с подрядчиками, подписывайте с ними не менее строгие NDA, чем с заказчиками. Все должны четко понимать меру своей ответственности, поэтому не бойтесь это проговаривать. Будьте внимательны: нарушение договорных требований создаёт юридические, финансовые и репутационные риски.

Также советую заранее следить и за вопросами оформления сотрудников. Если вам приходится привлекать к проекту физлиц, стоит проявлять должную осмотрительность в налоговых вопросах, в тонкостях управления и при соблюдении годовых лимитов при необходимости.

Проблема №6. Валидация кандидатов на аутстафф-запросы

В аниме «Магическая битва» персонаж по имени Юдзи Итадори, его друзья по магической школе и само руководство школы сталкиваются с необходимостью формировать команды для борьбы с проклятыми духами. Когда они пытаются привлечь новых магов, таких как Мегуми и Нобара, у них возникают проблемы с валидацией кандидатов.

Заказчики (в данном случае, директория школы) могут иметь высокие требования к новым членам команды, но не всегда могут четко сформулировать, какие именно навыки и качества им нужны для успешного выполнения задач. Это приводит к путанице и недопониманию.

Решение

• Объективный анализ текущей ситуации и помощь в формировании требований. Чтобы решить проблему, старшие маги выясняют, в чем суть предстоящей миссии и с какими монстрами нужно будет сражаться. Это помогает им выбрать самых подходящих учеников. Если же у совета школы нереалистичные ожидания относительно новой миссии, учитель Годзё пытается донести до руководства, что для победы им нужны не ученики, а опытные маги, как он сам. Даже если начальство непреклонно, так он сообщает о рисках и частично снимает с себя ответственность.

Выводы Вы можете столкнуться с множеством проблем при подборе специалистов под запросы заказчиков:

1. У заказчика высокие требования к кандидатам.
2. Заказчик не может сформулировать требования или формулирует их размыто.
3. У заказчика свое, иногда искаженное видение рынка IT-специалистов.
4. Заказчику не хватает экспертности.

Во всех этих случаях может помочь честность и готовность к открытому диалогу. Чем более искренне вы рассказываете о ситуации на рынке, тем лучше всем. Лучше сразу донести до заказчика, что джун — это не очень опытный специалист, мидл — не справится с задачами сеньора, а сеньор — это не тимлид.

Если заказчику трудно сформулировать требования, стоит ему помочь. Попробуйте сделать чек-листы по требованиям, которые важно указывать, или составьте список вопросов. Просите присылать подробные описание предстоящих задач. Если заказчику не хватает экспертности, делитесь с ним полезными статьями, приглашайте на митапы. Это позволит снять проблемы, а заодно установить теплые отношения.

Проблема №7. Низкие ставки

Главного героя аниме «Моб Психо 100» зовут Шигео, а его прозвище — Моб. Он молодой парень с мощными сверхъестественными способностями, который работает под руководством эксцентричного экстрасенса Аритака Рейген. Когда они начинают принимать заказы на изгнание духов, они сталкиваются с проблемой низких ставок. Многие клиенты хотят получить услуги высококвалифицированного экстрасенса, но не готовы платить соответствующую цену. Это затрудняет привлечение опытных помощников и выполнение сложных задач.

Решение

• Честный диалог, гибкость и определение потребностей. Рейген начинает открыто обсуждать с клиентами свои ожидания. Он честно объясняет: работа с высококвалифицированными специалистами требует адекватной оплаты, а низкие ставки могут привести к снижению качества услуг. Вместо того чтобы просто соглашаться на низкие цены, он инициирует диалог. Уточняет реальные потребности клиентов, рассказывает, какую ценность они получат. Рейген предлагает пересмотреть ставки на услуги и обсуждает, какие задачи могут быть выполнены на более низком уровне квалификации. Например, он может предложить различные уровни услуг: от простых изгнаний духов до более сложных случаев, требующих участия Моба. Это позволяет им работать с клиентами без необходимости полностью соответствовать их ожиданиям по оплате.

Выводы В этом случае тоже важно быть честным с заказчиком. Каждый клиент хочет, чтобы сеньоры выполняли задачи мидлов по ставке джунов. Но конечно, это невозможно. Поэтому нужно с самого начала понять реальную потребность заказчика, а уже потом найти под нее специалиста. И да, сеньорские задачи — сеньорам, джунские — джунам. Тут важно быть последовательным и честным.

Проблема №8. Сложные ЛПРы/собеседующие со стороны заказчика

Главный герой аниме «Токийские мстители» Такимичи Ханагаки путешествует во времени, чтобы изменить события прошлого и спасти своих друзей. По пути он сталкивается с различными персонажами, у каждый из которых собственные мотивы и характер. Некоторые из них могут быть очень сложными в общении — от агрессивных лидеров банд до недоверчивых союзников. Эти персонажи могут вызывать у Такимичи стресс и неуверенность, особенно когда ему нужно донести свои идеи или убедить их в чем-то важном.

Решение

• Понимание мотивов и работа с ожиданиями. Чтобы справиться с трудными собеседниками, Такимичи использует свою способность понимать скрытые мотивы людей. Например, когда он сталкивается с недовольством или агрессией членов банды, он старается выяснить причины их поведения и таким образом исправить ситуацию. Такимичи также применяет различные подходы в зависимости от контекста. Он может быть искренним и открытым, чтобы снять напряженность, а может быть прямолинейным и жестким, когда это необходимо. Главное — уникальный подход к каждому собеседнику. Кроме того, Такимичи часто делится наблюдениями с друзьями и союзниками, и это помогает ему создать атмосферу взаимопонимания. Его способность слушать и учитывать мнения других помогает ему находить общий язык даже с самыми сложными персонажами.

Выводы Некоторые заказчики очень щепетильны, а за внимание других наоборот приходится бороться. Кто-то вспыльчивый, кто-то безучастный. Здесь, как и в жизни, нужно искать уникальный подход к каждому. А все мы понимаем, что успех проекта зачастую связан с тем, насколько ЛПР доволен взаимодействием, в том числе и общением. Еще одна боль — когда на стороне заказчика очень строгие собеседующие.

В обоих случаях лучшее, что вы можете сделать, — понять мотивы этих людей, определить логику их поведение и выстраивать диалог вокруг этого. А также привлекать ваших уже лояльных «накаме» (то есть верных товарищей) со стороны заказчика для урегулирования вопроса с более сложными ЛПРами.

Подытожим

Я привела ключевые проблемы, с которыми менеджеры сталкиваются в сфере IT-аутстаффинга. Как можно заметить, эти проблемы не уникальны — с похожими то и дело сталкиваются герои кино и мультфильмов, в том числе аниме. И если вам кажется, что всё тлен, а на работе сплошной ужас и мрак, просто вспомните, как лихо персонажи решают подобные задачки и попробуйте воспользоваться их приемами.

Надеюсь, мои примеры вас как минимум развеселили. А как максимум — помогли найти ключи к паре рабочих задач. Ну и планы на вечер никто не отменял. Если будете выбирать, что посмотреть перед сном — вспомните эту статью.