Привет! Я Юлия Зуйкова, руководитель проектов AGIMA. AGIMA, крупнейший интегратор Digital-решений в России. За 16 лет на рынке мы познакомились и поработали со многими большими компаниями. Сначала каждый такой контракт давался нам кровью и потом, но позже, благодаря сарафанному радио, заказы начали приходить сами. Сейчас мы получаем порядка 20−30 заявок в день, и нам не нужны холодные звонки.
Но это не значит, что нам не приходится продавать услуги. Если бы мы сидели сложа руки, мы бы не смогли увеличивать количество проектов и получать более сложные и интересные задачи. Поэтому в этой статье расскажем, как выстроили процесс продаж. Если работаете в B2B — welcome, найдете несколько дельных советов, посмотрите на нашу компанию изнутри.
Как выглядит система
В AGIMA нет разделения на менеджеров по продажам и руководителей проектов. Весь процесс от и до ведет один человек. Если проект большой — несколько человек из одного проектного офиса. Продажи координирует коммерческие директор или его заместитель, они же проводят встречи.
Дейли
Продажи идут непрерывно — это не разовые встречи или созвоны. Поэтому каждый день в 12:30 сейлз-команда приходит на дейли. В них участвуют руководители проектных офисов и производственных цехов.
- Проектный офис — подразделение внутри AGIMA, которое отвечает за несколько крупных проектов. У них нет четко прописанной специализации. Грубо говоря, это компании внутри компании, у каждой из которых свои клиенты и финансовые задачи. Такое устройство помогает нам быть гибче и лучше работать с заказчиками.
Производственный цех — подразделение внутри AGIMA, которое занимается производственными задачами и помогает всем проектным офисам. Например, у нас есть цех дизайна и цех разработки. Главное отличие цеха от офиса в том, что проектный офис отвечает за проект целиком, а цех — только за свое направление.
Основная цель дейли — проконтролировать поток задач по входящим лидам. Все задачи зафиксированы на доске Sales team в Jira. На дейли мы задаем вопросы, рассказывает о проблемах, бронируем ресурсы цехов. А еще на дейли можно влиять на нагрузку проектных офисов — распределяя лиды межды ними.
Ретроспективы
Раз в месяц команда продаж приходит на ретроспективу. На ней мы анализируем наши победы и поражения, обсуждаем нововведения. Задача — понять, где наш процесс дал сбой, почему он его дал и как этого избежать в будущем.
Так может выглядеть доска с идеями.
Во время встречи мы собираем идеи по улучшению процесса. После ретроспективы запускаем голосование в чате Sales Team. Те идеи, которые набрали больше голосов, кладем в бэклог или добавляем в чек-листы для проектов.
Как обрабатываем заявки
Зачастую мы работаем с заказчиками, которые сами нас нашли. Заявки падают на почту, мы отвечаем на каждое письмо в течение 2 часов — не дольше. В первом письме уточняем все необходимые детали: техническое задание, бюджет, сроки и т. п. Затем релевантные заявки берем в работу, остальные передаем партнерам.
Когда мы знаем всю базовую информацию, назначаем интервью с заказчиком. Это нужно, чтобы углубить наши знания о проекте и определить, чем мы можем помочь. Продажи в AGIMA — это не про «продать любой ценой». Мы видим нашу цель в помощи компаниям — поэтому вдумчиво подходим к этапу знакомства с задачей.
Кто участвует в интервью, мы определяем по техническому заданию. Если задача — обновить дизайн, то зовем руководителя цеха дизайна. Если создать сервис с нуля — руководителя цеха проектирования систем. Но чаще всего на встречи ходит руководитель цеха разработки — их услуги почти всегда нужны.
По итогам интервью мы готовим презентацию.
Как составить идеальную презентацию
Презентация показывает заказчику, что он получит от работы с нами. В ее основе потребности бизнеса: мы смотрим ТЗ, понимаем, чем можем помочь, и предлагаем собственное решение. При создании презентации мы применяем несколько важных правил.
Если до презентации есть время, а заказчик важный, здорово отрепетировать ее с участниками пресейла. Заказчику презентацию мы отправляем ссылкой на облако или PDF-файлом, чтобы стили не поехали и вся красота не сошла на нет.
Как оформить декомпозицию и что это такое
В продажах декомпозиция — это разбор ТЗ заказчика на главные и второстепенные пункты. Мы делаем это, чтобы разбить работу на этапы. Так цехам легче ее оценить.
- Например, задачу «реализация главной страницы» тяжело оценить, потому что непонятно, какие функции нужны. Работы могут быть как на 100 часов, так и на 20. Декомпозируем ее: «строка поиска» или «слайдер с баннерами в хедере» — теперь оценить легче.
Декомпозицию почти всегда делает отдел системной аналитики. Но если отдел перегружен и декомпозировать предстоит менеджеру, есть пара советов:
Пример, как можно разбить целое на частное.
Как составить смету и подготовить КП
У нас два шаблона для сметы: быстрая смета по фаст-треку и смета по фичам.
Быстрая смета по фаст-треку
Используем эту смету, если:
Смета по фичам
Для этой сметы нужна декомпозиция. Эта смета подробная, основана на конкретных функциях, требует внимательного изучения ТЗ, привлечения цеха аналитики и оценки другими цехами. Обычно подготовка такой сметы занимает несколько дней.
Используем эту смету, если:
Когда смета готова
Перед отправкой мы оптимизируем смету. Оптимизация — это «удешевление». Смотрим на итоговую оценку проекта, разбираемся, выше она рынка или соответствует ему, укладываемся ли мы в бюджет заказчика и какие работы можно из сметы убрать. Главное — не убрать слишком много и сохранить рентабельность проекта.
Принципы защиты КП
Отрепетируйте защиту.
Подготовьте речь, запишите основные пункты. Если чувствуете себя неуверенно, напишите текст полностью. Не стоит читать текст со слайдов. Рассказывать нужно эмоционально, чтобы слушать было интересно. Подготовьте план B на случай технических неполадок.
Делайте тестовое задание.
Иногда заказчик просит выполнить тестовое задание. Его выполнение покажет, что вы ответственно подошли к делу и выделит вас среди конкурентов. Но прежде чем приступить, посчитайте, сколько ресурсов потратите и стоит ли оно того.
Проводите онлайн-встречу.
При личной встрече, даже если это Zoom, есть возможность обсудить каждое решение и его цену. При переписке возможности управлять возражениями нет. Ради особо интересных проектов мы даже проводим встречи офлайн — собираем всех, кто готовил КП.
Используйте видеопрезентацию.
Иногда заказчик ни в какую не соглашается слушать защиту КП даже онлайн. В этом случае поможет видеоролик. Это не заменит встречу, но это лучше, чем безликий пакет документов. К тому же такая подача КП запомнится клиенту в отличие от 7–10 одинаковых писем.
Как участвовать в тендерах
Часто заказчики проводят закупки определенных IT-работ на тендерных площадках. Одна из самых популярных — B2B Center. Процесс участия в закупках обычно сложнее, чем при персональных запросах. Он требует подачи большого пакета документов.
Вот несколько шагов, которые мы делаем, когда работают с тендерами:
1. Авторизоваться на площадке.
После авторизации на площадке видно все приложения к закупке, их можно скачать и изучить. Иногда сразу ясно, что запрос не целевой. Поэтому мы выделяем основные моменты из ТЗ: задачу, стек, сроки и бюджет — и решаем с руководителем, бороться за победу или нет.
Пример публикации закупки на площадке
2. Обратиться к специалисту по тендерам.
В AGIMA менеджер проекта собирает информацию о релевантном опыте, резюме потенциальной команды, готовит КП по требуемой форме. А менеджер по закупкам помогает с юридическими документами: карточка компании, анкета поставщика и пр.
3. Разобраться в задаче.
Если в требованиях что-то непонятно или есть технические ошибки, мы уточняем нюансы у площадки. Может, они просто забыли приложить нужный документ. На другом конце тоже сидят люди, они готовы отвечать на вопросы.
4. Отправить все документы за пару дней до дедлайна.
Нельзя отправлять их в последний момент. Чем раньше — тем лучше. Главное, не в ущерб качеству. Бывали случаи, когда мы проигрывали из-за того, что конкуренты отправили документы раньше нас.
5. Всё проверить.
Перед отправкой менеджер смотрит полный пакет документов, чтобы убедиться, что всё на месте. Так мы снижаем риск того, что кто-нибудь забыл приложить какой-то документ из списка.
В случае победы
Если всё круто и мы выиграли, первым делом менеджер проводит кикофф-встречу с заказчиком. Она нужна, чтобы подтвердить договоренности, полноценно познакомиться и понять ожидания друг друга. Параллельно с этим запускаем процесс согласования и подписания генерального договора. Пока нет подписанного договора, работаем по гарантийному письму.
Что еще полезно сделать:
Без продаж не обойтись
Процесс продаж начинается не в момент, когда нам на почту упала заявка от потенциального заказчика, а намного раньше. Статьи на Хабре, доклады на конференциях, собственные митапы и громкие проекты — всё это основа для нашей работы. Но в итоге именно от сейлз-команды зависит, захочет ли заказчик с нами остаться. Поэтому права на ошибку нет: нужно разумно подойти к переговорам, подготовить грамотную презентацию, сделать взвешенное коммерческое предложение и быстро подписать все документы.
В AGIMA накопилось много внутренних правил и регламентов, которые делают этот процесс проще и понятнее. В этой статье мы собрали самые универсальные из них — надеемся, это было интересно. Рассказывайте в комментариях, как устроены продажи в ваших компаниях.
Комментарии и обсуждения статьи на vc.